Lizenzverwaltung
Die Lizenzverwaltung ist nur ein Beispiel für die neuen Technologien, die hinter HARMONY stehen.
Die Lizenzverwaltung erfüllt zwei Kernaufgaben:
- Sie führt den Lizenzbestand pro Kunde, entweder pro Firma / Person oder für einen bestimmten Bereich, je nach Vorgabe
- Sie übernimmt die Überwachung von Abrechnungsintervallen und steuert gleichzeitig die automatische Rechnungserstellung
Jeder, der sich im Alltag mit dieser Thematik befasst, weiß, wie aufwendig die Verwaltung und das Handling solcher Verträge ist:
- Wiederkehrende Miet- oder Wartungsrechnung müssen bei Fälligkeit geschrieben werden
- Welche Zahlungsart ist bei einem Kunden hinterlegt - per Rechnung oder Lastschrift?
- Aufrüstung oder Abrüstung von Lizenzen müssen dem Kunden berechnet bzw. gutgeschrieben werden
- Wann endet ein Miet- oder Wartungsvertrag zu welchen Softwarelizenzen, es dürfen jetzt keine automatischen Rechnungen mehr gestellt werden
- Wann kann ein Vertrag gekündigt werden?
Hier kann leicht der Überblick verloren werden, gerade wenn verschiedene Hilfsmittel in Form von Listen, Tabellen oder Software zum Einsatz kommen.
Der Lizenzmanager als integraler Bestandteil von HARMONY nimmt Ihnen diese Arbeit ab, auch hierbei wird er vom Portal Agent unterstützt. Das Ergebnis seiner Arbeit zeigt Ihnen der Lizenzmanager auf der Portal Seite an, wenn Sie das möchten. Konfigurieren Sie einfach eine PortalSeite mit Werten aus diesem Bereich, die für Sie wichtig sind:
- Welche Wartungsverträge wurden im lfd. Jahr gekündigt?
- Welche Mietverträge enden im lfd. Monat?
- Welche Wartungsrechnungen werden diesen Monat geschrieben? u.s.w.
Lizenzverwaltung im Einsatz
Sie entscheiden, wie die Lizenzen oder andere Basisdaten zu verwalten sind:
- als zentrales Lizenzprojekt (Optimal)
- für einen bestimmten Bereich
- pro Abteilung usw.
Alle Basisdaten des Softwarebestandes eines Kunden werden in einer zentralen Projektdefinition erfasst.
Die Projektdefinition wird mit Daten aus dem Artikelstamm gefüllt. Alle hinterlegten Einzelkomponenten zum Hauptartikel, wie
- Einzelpreis
- Verkaufspreis
- Wartungs- oder Mietpreis u.ä.
verkürzt die manuelle Eingabe schon erheblich, wenn diese Felder zur Listendefinition gehören.
Mit den Agentfeldern, die wir in Absprache mit Ihnen einrichten, bekommen Sie eine Menge Informationen aus einer Quelle, betrachten Sie diese Beispielfelder:
- Vertragsart
- Mietende
- Wartungsende
- Abrechnungsintervall
- nächstes Abrechnungsdatum
- Kündigungsfrist
- Kündigungsintervall
- möglicher Zeitpunkt anzeigen u.s.w.
Hiermit haben Sie schon die perfekte Übersicht!
Das macht Eindruck, wenn man einem Kunden gegenüber sofort darüber Auskunft geben kann, das sein Vertrag eine Kündigungsfrist von 1 Woche zum Monatsende hat, der nächstmögliche Kündigungstermin der 30.11.xxxx ist u.s.w.. Und das ohne den Zugriff auf den Originalvertrag.
PD's werden automatisch erstellt
Ihr "unsichtbarer Mitarbeiter" überwacht mit dem Agentfeld Abrechnungsinstervall, wann die nächsten Monats- Quartals- oder Jahresrechnungen fällig sind.
Abhängig von der Konfiguration [AbrechnungsPD erstellen], überprüft er jede Nacht, welche Rechnungen fällig sind, legt dafür eine PD an und meldet Ihnen diese Information als Kennzahl auf der Portalseite. Sie expandieren nur die Liste mit Klick auf diese Kennzahl und erstellen z.B. über die [Zielgruppenbearbeitung] eine Serienrechnung oder gehen die Liste manuell durch, um Rechnungen zu generieren.
